有些企業(yè)會安排一些新手來負(fù)責(zé)展會的準(zhǔn)備工作，由于沒有經(jīng)驗(yàn)，面對突如其來的工作，如何能夠有條不紊的開展工作成為許多展會負(fù)責(zé)人關(guān)心的話題。組織過展會工作的人都知道，其實(shí)展會的準(zhǔn)備工作并不復(fù)雜，只需要注意以下幾個(gè)方面：

一、展會現(xiàn)場的搭建

展會現(xiàn)場的搭建，對于前期的準(zhǔn)備工作至關(guān)重要。50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，搭建工作的需要注意如下細(xì)節(jié)：

1、根據(jù)設(shè)計(jì)圖考慮在會展場中的效果；

2、監(jiān)督防火材料的使用，杜絕安全防患；

3、成本控制：實(shí)行一攬子合同；

4、在布展前，最好先去工廠看看，對將要展示的材料和工藝有一個(gè)預(yù)先的監(jiān)管和了解；

5、監(jiān)督展會現(xiàn)場的搭建進(jìn)度。叮囑搭建公司做好預(yù)案，特別要求其排出工期，細(xì)化到每一小時(shí)做什么，嚴(yán)格細(xì)致的時(shí)間表，才是保證現(xiàn)場搭建在兩天半緊張有序完成的基礎(chǔ)。

搭建是現(xiàn)場展覽的第一步，雖然僅僅是"監(jiān)工"，但也要有得力干將參與。將設(shè)計(jì)圖演變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的場景，往往會存有偏差，另外，與展館方、主辦方的一些協(xié)調(diào)工作，也需要企業(yè)進(jìn)行協(xié)調(diào)，排除一切突發(fā)事件，不利因素，保證搭建順利進(jìn)行，需要一名到幾名頭腦靈活，做事主動(dòng)的工作人員在搭建現(xiàn)場進(jìn)行"監(jiān)工"，這些工作人員應(yīng)提前指定，在與搭建公司前期的溝通中，他們可以參與進(jìn)來，了解搭建的相關(guān)事宜，便于他們在現(xiàn)場開展工作。

二、展品的安排布置

展會工作的安排，首先需要向市場部征詢一個(gè)展品目錄，然后將這個(gè)目錄具體化，主要是展品的外形、尺寸。然后將這個(gè)目錄（以及配合展品的圖片）提供給搭建公司，由他們考慮如何安排展品的布置。

當(dāng)然，在事先已經(jīng)做好設(shè)計(jì)圖的前提下，有時(shí)需要對部分展品進(jìn)行一些取舍，或是對展品的表現(xiàn)形式進(jìn)行改進(jìn)，這些就需要發(fā)揮智慧，按以往的經(jīng)驗(yàn)，外行看熱鬧，內(nèi)外看門道，拿出具有競爭力的產(chǎn)品是成功展示的關(guān)鍵，另外，核心產(chǎn)品以實(shí)物為好，因?yàn)閷?shí)物可以現(xiàn)場演示，這樣讓客戶有深入的認(rèn)知。最后，參展人員需要了解展覽館對特殊展品的要求，比如用火、用氣、限高等等數(shù)據(jù)。

三、接待人員的安排

1、現(xiàn)場接待：外形要好，性格外向主動(dòng)，英語熟練，他們主要是負(fù)責(zé)接待到達(dá)展位的客戶，講解和解答，這些工作人員的數(shù)量可能要多一些，可根據(jù)展位的大小和布局、幾個(gè)接待臺、幾個(gè)重點(diǎn)展示的產(chǎn)品來確定人數(shù)，對這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業(yè)知識扎實(shí)，另外特別注意的是，各負(fù)責(zé)各的一片區(qū)域，不能有客人來詢問，就一擁而上，你也解答他也解答，顯得現(xiàn)場比較亂，另外，遇到講不明白的東西，可大方的介紹給能講明白的人。

2、現(xiàn)場總協(xié)調(diào)：這個(gè)人應(yīng)是經(jīng)理一級，他主要管理所有"現(xiàn)場接待"，解決"現(xiàn)場接待"所不能應(yīng)付的問題，這個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)能力要強(qiáng)，重要的是專業(yè)知識一定精深。

3、級別較高的公司領(lǐng)導(dǎo)：因?yàn)?，現(xiàn)場會有重要客戶應(yīng)約來訪，來的都是客，特別到達(dá)展會現(xiàn)場，自然不如家里條件好，因此接待的級別通過接待的人來提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級的，應(yīng)赴會接待一下。

4、跑腿型人員：現(xiàn)場難免會有一些體力活，雜活，突發(fā)事情，比如臨時(shí)買個(gè)膠帶或工具、搬搬資料，忙的時(shí)候，頂一把?？倸w要有兩三個(gè)腿腳靈活、眼明手快，對展館地形熟悉的人搞定這些細(xì)碎工作。

5、總后勤：這個(gè)人負(fù)責(zé)搞定赴展會所有員工的衣食住行，需要指出的是，在展會現(xiàn)場，花銷自然不會小，物品自然要貴一些，展會上比較辛苦，因此，不能太小氣，讓大家吃好、住好、工作開心。總后勤可能需要一兩個(gè)幫手，視參會工作人員的數(shù)量來定，比較重點(diǎn)的工作是飲用水和中餐。

特別說明一點(diǎn)，根據(jù)展位的大小，安排相應(yīng)的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個(gè)身兼數(shù)職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會前的動(dòng)員會是一定要開的，確定職責(zé)，分工明確，確保參展的數(shù)天內(nèi)工作緊張有序。

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